Zasady

 

Zasady i procedury wymiany Long Term

  • Kandydat do uczestniczenia w programie rotariańskiej rocznej wymiany młodzieżowej (Long Term Youth Exchange Program) musi być uczniem szkoły średniej i mieścić się w przedziale wiekowym pomiędzy 15,5 a 17,5 rokiem życia w momencie rozpoczęcia wymiany.
  • Kandydat powinien osiągać wyniki szkolne powyżej przeciętnej, znajdować się w dobrej kondycji zdrowotnej oraz być przygotowanym psychicznie na roczne oddalenie od rodziny.
  • Ubiegający się o prawo wyjazdu kandydat oraz jego rodzice są zobowiązani do uczestniczenia we wszystkich spotkaniach informacyjnych oraz szkoleniowych organizowanych przez klub oraz Dystrykt Rotary. Klub chcący brać udział w programie wymiany młodzieży musi wyznaczyć ze swego grona oficera klubowego odpowiedzialnego za właściwą realizację programu (YEO), a także wyznaczyć opiekuna (counselora) dla każdego studenta przyjeżdżającego. Obowiązuje zasada, że opiekunem chłopca musi być mężczyzna, a dziewczyny – kobieta. Opiekunem nie może być osoba będąca członkiem rodziny goszczącej. Opiekun nie powinien zajmować się więcej niż dwójką studentów i nie musi być Rotarianinem, ale musi uzyskać rekomendację goszczącego klubu Rotary. Może to być np. szkolny nauczyciel, małżonek lub partner członka klubu etc.
  • Wszystkie osoby zaangażowane w realizację programu wymiany muszą okazać zaświadczenie o niekaralności wydane przez właściwy sąd (wymóg certyfikacji RI), którego skan jest złożony w archiwum Komitetu Wymiany Młodzieży. Wymóg ten dotyczy dorosłych członków rodziny goszczącej (o ile zamieszkują we wspólnym gospodarstwie), klubowych i dystryktalnych oficerów wymiany (YEO) oraz pozostałych wolontariuszy.

Przed rozpoczęciem rekrutacji do programów wymiany klub musi złożyć pisemne Zobowiązanie o bezwzględnym respektowaniu zasad, podpisane przez Prezydenta i Oficera Wymiany (YEO).

  • Najczęstszą metodą pozyskiwania chętnych licealistów do programu wymiany jest rekrutacja prowadzona w szkołach (plakaty, ulotki, spotkania z uczniami i ich rodzicami). Formularz dla wyjeżdżającychwymiana długoterminowa LT     (dostępny od 01.06.2019,  przykładowy Formularz w zakładce Dokumenty) sygnalizujący chęć wyjazdu, kandydaci wypełniają do 15.10.2019   na stronie internetowej Komitetu Wymiany Młodzieży: www.wymiana.rotary.org.pl
  • Kolejnym krokiem w procesie naboru kandydatów do programu wymiany jest przeprowadzenie przez klub Rotary przesłuchań otwartych dla wszystkich chętnych, którzy zarejestrowali się na stronie internetowej. Klub powinien zaakceptować kandydatów do wyjazdu według kolejności proponowanej przez zespół rekrutacyjny (z klubowym oficerem ds. wymiany młodzieżowej oraz prezydentem w składzie).

Ten etap naboru chętnych będzie zakończony 15 października 2019 roku.

  • Zatwierdzeni kandydaci wypełniają na stronie internetowej www.wymiana.rotary.org.pl Formularz kandydata a następnie  starannie wypełniają kilkunastostronicowy formularz zgłoszenia oficjalnego (Application Form). Językiem oficjalnym AF jest język angielski. Wszystkie wymagane podpisy składane są niebieskim tuszem, a AF musi być wypełniona komputerowo.
  • Zaświadczenie o badaniach lekarskich, będące częścią aplikacji, musi być dokładne i nie może pomijać żadnych ważnych faktów, jak również powinno zawierać informacje dotyczące występowania ograniczeń dietetycznych lub problemów psychicznych, czy fizycznych, niewymienionych w aplikacji. Kandydat musi posiadać aktualne świadectwa szczepień.
  • Na klubie spoczywa obowiązek sprawdzenia poprawności wypełnienia stosownych rubryk i przesłania zeskanowanej Aplikacji w jednym pliku pdf, wraz z dowodem dokonania wpłaty na KWM (1.000,- złotych), do Administratora Bazy Danych Komitetu Wymiany Młodzieży.
  • Wpłatę uczestnik przekazuje na konto:

Stowarzyszenie Polskich Klubów Rotary „Dystrykt 2231 Rotary International”

90-009 Łódź, ul. Sienkiewicza 55

23 1140 2004 0000 3102 7693 8295

z dopiskiem:Darowizna na fundusz stypendialny Long Term Exchange Program

 

  • Przewodniczący podpisuje AF i skan strony z podpisem odsyła klubowemu oficerowi wymiany oraz kandydatowi na wyjazd. Kandydat ponownie skanuje całą aplikację zawierającą wszystkie wymagane podpisy, dodając do pliku pdf tłumaczenie ostatniego świadectwa szkolnego oraz stronę paszportu ze zdjęciem.
  • Kompletny plik powinien zostać przesłany do odpowiedniego korespondenta strefowego najpóźniej do 15 grudnia 2019 roku.  Adresy poczty elektronicznej korespondentów znajdują się na naszej stronie internetowej.
  • Wszyscy kandydaci do wyjazdu oraz przynajmniej jeden z rodziców mają obowiązek, na własny koszt (ok. 350,- złotych za osobę), odbyć dwudniowe szkolenie orientacyjne organizowane przez Komitet Wymiany Młodzieży w marcu, kwietniu lub w maju każdego roku. Obecność na szkoleniu jest warunkiem wyjazdu.

Udział w szkoleniu jest obowiązkowy również dla klubowych oficerów wymiany.

 

W styczniu/lutym korespondenci strefowi wysyłają do swoich odpowiedników w dystryktach i multidystryktach zagranicznych aplikacje naszych kandydatów.

UWAGA: Warunkiem wysłania aplikacji za granicę jest nadesłanie do korespondenta strefowego dowodu wpłaty kwoty 1.000,- zł na podane wyżej konto Komitetu Wymiany Młodzieży z przeznaczeniem na Świadczenia dla przyjeżdżających. Wpłata powinna być opisana jako Darowizna na fundusz stypendialny Long Term Exchange Program

  • Partner zagraniczny odsyła wypełnioną i podpisaną str. nr 9 (13) AF, czyli Guarantee Form – Visa Application (GF). Jest to ważny dokument, w którym znajduje się poświadczenie przyjęcia naszego studenta przez host Rotary Club, nazwa szkoły, do której będzie uczęszczał, nazwiska oraz adresy pierwszej rodziny, u której będzie mieszkał i klubowego opiekuna, czyli counselora.
  • Identycznie postępuje nasz przyjmujący klub Rotary po otrzymaniu AF studenta, który ma przyjechać do nas. Klub i rodzina muszą dopilnować spraw związanych z pobytem tego studenta (szkoła, legitymacja szkolna, bilet miesięczny etc.). Pamiętajmy, że tego samego oczekujemy od naszych partnerów za granicą, tam, gdzie wyjeżdżają nasze dzieci.

UWAGA: warunkiem procedowania Guarantee Form, a więc przygotowania przez zagraniczne dystrykty i multidystrykty goszczące podstawowego dokumentu uprawniającego do starania się o roczną wizę studencką, jest posiadanie ważnej polisy ubezpieczeniowej obejmującej ubezpieczenie OC oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Komitet Wymiany Młodzieży Dystryktu 2231, w oparciu o regulacje wynikające z Rotary Code of Policies 41.060.10 i w porozumieniu z Risk Department Rotary International, zaleca zakup polisy ubezpieczeniowej oferowanej łącznie przez dwa towarzystwa ubezpieczeniowe: w zakresie polisy OC – PZU S.A. oraz Chubb Polska Sp. z o.o. w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego.

PZU S.A. to największy polski ubezpieczyciel i jeden z największych w Europie Środkowej i Wschodniej, z najwyższymi na rynku przyznanymi ratingami bezpieczeństwa.

Amerykański Chubb Limited jest firmą notowaną na giełdzie w Nowym Jorku (NYSE).  Rotary International od lat współpracuje z jej oddziałami w realizacji umów ubezpieczenia młodzieży w trakcie wymiany.

Przedmiotem ubezpieczenia w ramach programu są koszty leczenia i inne świadczenia realizowane przez Chubb oraz odpowiedzialność cywilna związana z wymianą młodzieży udzielona przez PZU S.A.

Całkowity koszt polisy Chubb/PZU dla wyjeżdżających wynosi 995,00 USD.

  • Po otrzymaniu GF od partnera zagranicznego należy złożyć wniosek o studencką wizę roczną w ambasadzie lub właściwym konsulacie kraju wyjazdu, dołączając GF.
  • Uczeń jak najwcześniej powinien nawiązać bezpośredni kontakt e-mailowy ze swoją pierwszą zagraniczną host family oraz counselorem. Ich dane znajdują się w przysłanej z zagranicy GF. Nawiązuje się wtedy pełniejsza znajomość, przekazuje i uzyskuje informacje – np. na temat preferencji, zainteresowań itp., samodzielnie ustala się sposób przyjazdu (daty, godziny, numery lotów, nazwy linii lotniczych, osoby oczekujące na lotnisku itp.)
  • Klub wysyłający ucznia ma obowiązek zaopatrzyć go w atrybuty Rotary (proporczyki, znaczki, informacje, materiały video dotyczące swojego miasta, kraju czy regionu. Uczeń powinien sam zakupić drobne upominki, przypinki i inne gadżety, a także jak najwięcej dowiedzieć się o kraju, do którego wyjeżdża. Wskazane jest poznanie podstaw miejscowego języka.
  • Uczeń ma być przygotowanym na bezwzględne przestrzeganie zasad postępowania i przepisów prawa obowiązujących w danym kraju. Zasady te są przeważnie opisane w korespondencji, którą student otrzymuje razem z Guarantee Form (GF).