Zasady

 

Zasady i procedury wymiany Long Term

  • Kandydat w rotariańskim programie długoterminowej wymiany młodzieży (Long Term Rotary Youth Exchange Program) musi być uczniem szkoły średniej i mieścić się w przedziale wiekowym pomiędzy 15,5 a 17,5 rokiem życia w momencie rozpoczęcia wymiany.
  • Kandydat powinien osiągać wyniki szkolne powyżej przeciętnej, znajdować się w dobrej kondycji zdrowotnej oraz być przygotowanym psychicznie na prawie roczne oddalenie od rodziny.
  • Kandydat ubiegający się o prawo wyjazdu oraz jego rodzice są zobowiązani do uczestniczenia we wszystkich spotkaniach informacyjnych oraz szkoleniowych organizowanych przez właściwy dla miejsca zamieszkania Klub Rotary oraz Dystrykt Rotary.
  • Wszystkie osoby zaangażowane w realizację programu wymiany muszą okazać zaświadczenie o niekaralności wydane przez właściwy sąd (wymóg certyfikacji RI), którego skan jest złożony w archiwum Komitetu Wymiany Młodzieży. Wymóg ten dotyczy dorosłych członków rodziny goszczącej (o ile zamieszkują we wspólnym gospodarstwie), klubowych i dystryktalnych oficerów wymiany młodzieży (YEO) oraz pozostałych wolontariuszy.
  • Formularz zgłoszeniowy dla wyjeżdżających – wymiana długoterminowa LT     (dostępny od 1.10.2023, ) sygnalizujący chęć wyjazdu, kandydaci wypełniają do 20.11.2023  na stronie internetowej Komitetu Wymiany Młodzieży: www.wymiana.rotary.org.pl
  • Kolejnym krokiem w procesie naboru kandydatów do programu wymiany jest przeprowadzenie przez klub Rotary przesłuchań otwartych dla wszystkich chętnych, którzy zarejestrowali się na stronie internetowej. Klub powinien zaakceptować kandydatów do wyjazdu według kolejności proponowanej przez zespół rekrutacyjny (z klubowym oficerem ds. wymiany młodzieżowej oraz prezydentem w składzie). Ten etap naboru chętnych będzie zakończony 26 listopada 2023 roku.
  • Zatwierdzeni kandydaci wypełniają kilkunastostronicową aplikację zgłoszenia (Application Form – AF), który jest dostępny na stronie www.wymiana.rotary.org.pl, w zakładce O WYMIANIE (Dokumenty). Językiem oficjalnym AF jest język angielski. Wszystkie wymagane podpisy składane są w oryginale,  niebieskim tuszem, a AF musi być wypełniona komputerowo.
  • Zaświadczenie o badaniach lekarskich, będące częścią aplikacji, musi być dokładne i nie może pomijać żadnych ważnych faktów, jak również powinno zawierać informacje dotyczące występowania ograniczeń dietetycznych lub problemów psychicznych, czy fizycznych, niewymienionych w aplikacji. Kandydat musi posiadać aktualne świadectwa szczepień.
  • Przewodniczący Komitetu Wymiany Młodzieży (KWM) podpisuje AF i skan strony z podpisem odsyła klubowemu oficerowi wymiany oraz kandydatowi na wyjazd. Kandydat ponownie skanuje całą aplikację zawierającą wszystkie wymagane podpisy, dodając do pliku PDF, tłumaczenie ostatniego świadectwa szkolnego oraz stronę paszportu ze zdjęciem.
  • Kompletny plik powinien zostać przesłany przez klubowego YEO do chmury najpóźniej do końca grudnia 2023 roku.
  • Wszyscy kandydaci do wyjazdu oraz przynajmniej jeden z rodziców mają obowiązek, na własny koszt (ok. 650,- złotych za osobę), odbyć dwudniowe szkolenie orientacyjne organizowane przez KWM. Obecność na szkoleniu jest warunkiem wyjazdu.

TERMIN najbliższego szkolenia to weekend 19-21.01.2024. Szkolenie w roku 2024 odbywa się w Suchedniowie. 

Udział w szkoleniu jest obowiązkowy również dla YEO.

  • W styczniu korespondenci strefowi wysyłają do swoich odpowiedników w dystryktach i multidystryktach zagranicznych AF naszych kandydatów.
  • Na klubie spoczywa obowiązek sprawdzenia poprawności wypełnienia i przesłania zeskanowanej Aplikacji w jednym pliku pdf, wraz z dowodem dokonania wpłaty na konto KWM (3.000,- złotych), do Administratora Bazy Danych KWM.

UWAGA: Warunkiem wysłania aplikacji za granicę jest nadesłanie do korespondenta strefowego dowodu wpłaty kwoty 3.000,- zł na konto KWM. Wpłata powinna być opisana jako „Darowizna na fundusz stypendialny Long Term Exchange Program”. Szczegóły dostępne w zakładce Koszty.

  • Partner zagraniczny odsyła wypełnioną i podpisaną str. nr 9 (13) AF, czyli Guarantee Form (GF) – Visa Application (GF), wraz z pozostałymi dokumentami niezbędnymi do uzyskania wizy szkolnej. Jest to ważny dokument, w którym znajduje się poświadczenie przyjęcia naszego studenta przez host Rotary Club, nazwa szkoły, do której będzie uczęszczał, nazwiska oraz adresy pierwszej rodziny, u której będzie mieszkał i klubowego opiekuna, czyli counselora.
  • Identycznie postępuje nasz przyjmujący klub Rotary po otrzymaniu AF studenta, który ma przyjechać do nas. Klub i rodzina muszą dopilnować spraw związanych z pobytem tego studenta (szkoła, legitymacja szkolna, bilet miesięczny etc.). Pamiętajmy, że tego samego oczekujemy od naszych partnerów za granicą, tam, gdzie wyjeżdżają nasza młodzież.

 

UWAGA: warunkiem procedowania GF, a więc przygotowania przez zagraniczne dystrykty i multidystrykty goszczące podstawowego dokumentu uprawniającego do starania się o roczną wizę studencką, jest posiadanie ważnej polisy ubezpieczeniowej obejmującej ubezpieczenie OC oraz ubezpieczenie zdrowotne.

Komitet Wymiany Młodzieży Dystryktu 2231, w oparciu o regulacje wynikające z Rotary Code of Policies 41.060.10 i w porozumieniu z Risk Department Rotary International, zobowiązuje do zakupu polisy ubezpieczeniowej, oferowanej łącznie przez dwa towarzystwa ubezpieczeniowe Chubb Polska Sp. z o.o. w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego oraz OC.

Amerykański Chubb Limited jest firmą notowaną na giełdzie w Nowym Jorku (NYSE).  Rotary International od lat współpracuje z jej oddziałami w realizacji umów ubezpieczenia młodzieży w trakcie wymiany.

Przedmiotem ubezpieczenia w ramach programu są koszty leczenia i inne świadczenia realizowane przez Chubb oraz odpowiedzialność cywilna związana z wymianą młodzieży.

Całkowity koszt polisy Chubb wynosi 995,00 USD.

  • Po otrzymaniu GF od partnera zagranicznego należy złożyć wniosek o studencką wizę roczną w ambasadzie kraju wyjazdu.

Wszyscy studenci ubiegający się o wizę, przed złożeniem wniosku,  zobowiązani są do kontaktu z właściwą ambasadą.

  • Student wymiany powinien jak najwcześniej nawiązać bezpośredni kontakt e-mailowy ze swoją pierwszą rodziną goszczącą (host family) oraz  opiekunem-powiernikiem (counselorem). Ich dane znajdzie w ]dokumentach otrzymanych do swojego dystryktu goszczącego (GF i inne). Nawiązuje się wtedy pełniejsza znajomość, przekazuje i uzyskuje informacje – np. na temat preferencji, zainteresowań itp., szczegółowo ustala się sposób przyjazdu (daty, godziny, numery lotów, nazwy linii lotniczych, osoby oczekujące na lotnisku itp.)
  • Klub wysyłający ucznia ma obowiązek zaopatrzyć go w atrybuty Rotary (proporczyki, znaczki, informacje, materiały video dotyczące swojego miasta, kraju czy regionu. Uczeń powinien sam zakupić drobne upominki, przypinki i inne gadżety, a także jak najwięcej dowiedzieć się o kraju, do którego wyjeżdża. Wskazane jest poznanie podstaw miejscowego języka.
  • Uczeń ma być przygotowanym na BEZWZGLĘDNE PRZESTRZEGANIE zasad postępowania i przepisów prawa obowiązujących w danym kraju. Zasady te są przeważnie opisane w korespondencji, którą student otrzymuje razem z Guarantee Form (GF).