Obowiązki KLUBU ROTARY wobec ucznia przyjeżdżającego:
- Klub, chcący brać udział w programie wymiany młodzieży, musi wyznaczyć ze swego grona oficera klubowego (YEO) odpowiedzialnego za właściwą realizację programu.
- Wysyłający klub Rotary ma obowiązek przyjęcia na okres roku szkolnego ucznia z zagranicy na miejsce wysłanego przez siebie ucznia z Polski, według wskazania KWM.
- Oficer klubowy YEO musi dopilnować, aby Guarantee Form (GF) studenta przyjeżdżającego do nas (inbound student – IS) zostały jak najszybciej uzupełnione i podpisane przez Klub, a następnie odesłane do Przewodniczącego KWM. Przewodniczący odsyła kompletny GF do właściwego korespondenta.
- Klub zapewnia zakwaterowanie i wyżywienie u 2 – 4 rodzin w czasie pobytu.
- Obowiązkiem klubu jest dopilnowanie, aby student wymiany nabył umiejętność posługiwania się językiem polskim w stopniu co najmniej komunikatywnym.
- Klub wypłaca kieszonkowe w wysokości 300,- złotych miesięcznie, z kwoty uprzednio wpłaconej przez rodziców uczniów wyjeżdżających (istnieje, oczywiście, możliwość fundowania stypendium przez klub, który weźmie ten koszt na siebie).
- Klub zapewnia uczniowi naukę w szkole, wg możliwości lokalnych i zainteresowań ucznia opisanych w jego Application Form.
- Uczeń musi mieć warunki do uczestnictwa w życiu goszczącego go klubu Rotary, brać obowiązkowo udział w imprezach organizowanych przez KWM, wydarzeniach lokalnych i życiu miejscowej społeczności.
- Klub wyznacza każdemu przyjeżdżającemu uczniowi opiekuna (counselor), który nie powinien opiekować się więcej niż dwoma studentami. Dodatkowo, dziewczynami powinna opiekować się kobieta, a chłopcami – mężczyźni. Counselor nie musi być Rotarianinem, ale nie może być członkiem rodziny goszczącej, ale musi uzyskać rekomendację goszczącego klubu Rotary. Może to być np. szkolny nauczyciel, małżonek lub partner członka klubu etc.
- Klub może też przyjąć młodych ludzi z innych krajów, nawet wówczas, gdy nie wysyła młodzieży. Wiele klubów na całym świecie robi to dla samej chęci uczestniczenia w międzynarodowym życiu Rotary. Stad też zdarza się czasami, że i nasza młodzież wyjeżdża, a my nie przyjmujemy nikogo w danym roku w zamian (tzw. „one way exchange”), ale zdarza się też, że to my gościmy tych, którzy nie są w tanie zrewanżować się nam gościną.
Przed rozpoczęciem rekrutacji do programów wymiany klub musi złożyć pisemne ZOBOWIĄZANIE o bezwzględnym respektowaniu zasad, podpisane przez Prezydenta i Oficera Wymiany Młodzieży (YEO).
W żadnym wypadku wymiana nie może być tylko sprawą rodziny wysyłającej swoje dziecko.
Te same obowiązki mają zagraniczne kluby Rotary, do których my wysyłamy nasze dzieci.
Obowiązki UCZESTNIKA programu wymiany i jego rodziny
- Po zaakceptowaniu przez zagraniczny klub Rotary kandydat powinien bezzwłocznie rozpocząć korespondencję z host klubem, a także z pierwszą rodziną goszczącą.
- Koszty związane z paszportem, obowiązkowym ubezpieczeniem, wizą i transportem do wybranego kraju oraz powrotem są pokrywane przez rodziców kandydata.
- Bilet lotniczy musi być ważny przez 1 rok i posiadać możliwość zmiany daty powrotu. Przelot powinien przebiegać według trasy uzgodnionej przez rodziców uczestnika i klub goszczący. Ponadplanowe postoje na trasie nie powinny mieć miejsca.
- Każdy uczestnik musi posiadać ubezpieczenie zdrowotne akredytowane przez RI, ważne przez cały okres pobytu.
- Mile widziana jest przynajmniej podstawowa znajomość języka obowiązującego w kraju wybranym przez kandydata. Uczestnik programu, podczas pobytu za granicą, powinien dostosować się do panujących tam obyczajów i kultury.
- Uczestnik wymiany staje się częścią rodziny goszczącej i powinien dołożyć wszelkich starań, by dostosować się do panujących tam zasad i czynnie uczestniczyć w życiu rodziny, również wypełniając obowiązki domownika w swoim wieku.
- Uczestnicy programu wymiany, muszą mieć ze sobą kwotę 500,- USD, która powinna być zdeponowana u skarbnika klubu goszczącego. Jest to wymagany fundusz na tzw. „czarną godzinę” i nie może być wykorzystywany do zakupów bieżących/osobistych studenta.
- Miesięczne kieszonkowe jest wypłacane przez klub goszczący z przeznaczeniem na osobiste, drobne wydatki.
- Uczestnik programu wymiany musi regularnie uczęszczać do szkoły, którą wybiera dla niego klub goszczący. Absencja w szkole jest podstawą do natychmiastowego wydalenia z programu wymiany. Jest zasadą, że nikt nie będzie się domagał innego typu szkoły niż określony przez klub.
- Uczestnik wymiany jest zobowiązany do przestrzegania prawa kraju, w którym przebywa. W przypadku łamania prawa należy się spodziewać odpowiednich konsekwencji karnych określonych przez kodeks prawny danego kraju.
- W czasie trwania programu wymiany młodzieżowej zabronione jest prowadzenie jakichkolwiek pojazdów silnikowych. Ta zasada stosuje się również do łodzi motorowych, skuterów śnieżnych i wodnych, motorowerów, traktorów oraz wszelkich innych pojazdów mechanicznych.
- Zabronione jest używania jakichkolwiek narkotyków, czy środków psychoaktywnych, pod jakąkolwiek postacią.
- Zabronione jest pożywanie alkoholu.
- Zabronione jest palenie tytoniu.
- Uczestnik powinien unikać bliskich związków uczuciowych. Takie związki najczęściej nie pozwalają na poznawanie innych aspektów życia i utrudniają nawiązywanie nowych przyjaźni.
- Podczas wymiany uczestnik może podróżować w towarzystwie Rotarian, swojej rodziny goszczącej lub brać udział w oficjalnych wycieczkach szkolnych. W każdym innym przypadku na podróżowanie potrzebna jest pisemna zgoda goszczącego klubu i rodziny goszczącej, klubu sponsorującego oraz rodziców uczestnika.
- Uczestnik może być zobowiązany do brania udziału w spotkaniach i imprezach rotariańskich.
- Uczestnik musi wrócić do kraju w terminie dokładnie określonym przed wyjazdem, z góry ustalonym lotem.
- Wszelkie koszta związane z ewentualnym wcześniejszym powrotem do kraju oraz inne ponadplanowe wydatki są pokrywane przez rodziców studenta wymiany.