A. Obowiązki UCZESTNIKA programu wymiany i jego rodziny
- Po zaakceptowaniu przez zagraniczny klub Rotary kandydat powinien bezzwłocznie rozpocząć korespondencję z host klubem, a także z pierwszą rodziną goszczącą.
- Koszty związane z paszportem, obowiązkowym ubezpieczeniem, wizą ioraz transportem do wybranego kraju oraz powrotem są pokrywane przez rodziców kandydata.
- Bilet lotniczy musi być ważny przez 1 rok i posiadać możliwość zmiany daty powrotu. Przelot powinien przebiegać według trasy uzgodnionej przez rodziców uczestnika i klub goszczący. Ponadplanowe postoje na trasie nie powinny mieć miejsca.
- Każdy uczestnik musi posiadać ubezpieczenie zdrowotne akredytowane przez RI, ważne przez cały okres pobytu.
- Mile widziana jest przynajmniej podstawowa znajomość języka obowiązującego w kraju wybranym przez kandydata. Uczestnik programu, podczas pobytu za granicą, powinien dostosować się do panujących tam obyczajów i kultury.
- Uczestnik wymiany staje się częścią rodziny goszczącej i powinien dołożyć wszelkich starań, by dostosować się do panujących tam zasad i czynnie uczestniczyć w życiu rodziny, również wypełniając obowiązki domownika w swoim wieku.
- Uczestnicy programu wymiany, muszą mieć ze sobą kwotę 500,- USD/ 500 Euro, która powinna być zdeponowana u skarbnika klubu goszczącego. Jest to wymagany fundusz na wydatki awaryjne i nie może być wykorzystywany do zakupów bieżących/osobistych studenta.
- Miesięczne kieszonkowe jest wypłacane przez klub goszczący z przeznaczeniem na osobiste, drobne wydatki.
- Uczestnik programu wymiany musi regularnie uczęszczać do szkoły, którą wybiera dla niego klub goszczący. Absencja w szkole jest podstawą do natychmiastowego wydalenia z programu wymiany. Jest zasadą, że nikt nie będzie się domagał innego typu szkoły niż określony przez klub.
- Uczestnik wymiany jest zobowiązany do przestrzegania prawa kraju, w którym przebywa. W przypadku łamania prawa należy się spodziewać odpowiednich konsekwencji karnych określonych przez kodeks prawny danego kraju.
- W czasie trwania programu wymiany młodzieżowej zabronione jest prowadzenie jakichkolwiek pojazdów silnikowych. Ta zasada stosuje się również do łodzi motorowych, skuterów śnieżnych i wodnych, motorowerów, traktorów oraz wszelkich innych pojazdów mechanicznych.
- Zabronione jest używania jakichkolwiek narkotyków, czy środków psychoaktywnych, pod jakąkolwiek postacią.
- Zabronione jest spożywanie alkoholu.
- Zabronione jest palenie tytoniu.
- Uczestnik powinien unikać bliskich związków uczuciowych. Takie związki najczęściej nie pozwalają na poznawanie innych aspektów życia i utrudniają nawiązywanie nowych przyjaźni.
- Podczas wymiany uczestnik może podróżować w towarzystwie Rotarian, swojej rodziny goszczącej lub brać udział w oficjalnych wycieczkach szkolnych. W każdym innym przypadku na podróżowanie potrzebna jest pisemna zgoda goszczącego klubu i rodziny goszczącej, klubu sponsorującego oraz rodziców uczestnika.
- Uczestnik może być zobowiązany do brania udziału w spotkaniach i imprezach rotariańskich.
- Uczestnik musi wrócić do kraju w terminie dokładnie określonym przed wyjazdem, z góry ustalonym lotem.
- Wszelkie koszty związane z ewentualnym wcześniejszym powrotem do kraju oraz inne ponadplanowe wydatki są pokrywane przez rodziców studenta wymiany.
B. Obowiązki KLUBU ROTARY wobec ucznia przyjeżdżającego
- Klub, chcący brać udział w programie wymiany młodzieży, musi wyznaczyć ze swego grona oficera klubowego (YEO) odpowiedzialnego za właściwą realizację programu.
- Oficer klubowy YEO musi dopilnować, aby Guarantee Form (GF) studenta przyjeżdżającego do nas (inbound student – IS) zostały jak najszybciej uzupełnione i podpisane przez szkołę i Klub, a następnie odesłane do Przewodniczącego KWM. Przewodniczący odsyła kompletny GF do właściwego korespondenta.
- Klub zapewnia zakwaterowanie i wyżywienie u 2 – 4 rodzin w czasie pobytu.
- Obowiązkiem klubu jest dopilnowanie, aby student wymiany nabył umiejętność posługiwania się językiem polskim w stopniu co najmniej komunikatywnym. Klub pokrywa koszt co najmniej 70 lekcji języka polskiego w czasie od 1 września 2025r. do końca lutego 2026 r.
- Obowiązkiem klubu jest pokrycie kosztów uczestnictwa studenta w czterech obowiązkowych imprezach dystryktalnych (Orientation Meeting – Warszawa – sierpień 2025 r., Wigilia Narodów – Wrocław- grudzień 2025, Spotkanie w Krakowie/ Oświęcimiu – marzec 2026 r., Pożegnalne Spotkanie Toruń – maj 2026 r.)
- Obowiązkiem kubu jest pokrycie kosztów nauki języka polskiego. Klub goszczący ma obowiązek sfinansowania łącznie 70 obowiązkowych lekcji języka polskiego od września do marca (1 lekcja trwa 45 minut)
- Obowiązkiem klubu jest pokrycie kosztów wypłaty kieszonkowego. Do 10-tego każdego miesiąca (przez 10 miesięcy, poczynając od 10 września) skarbnik klubowy wypłaca każdemu zagranicznemu studentowi kieszonkowe w wysokości 300,00 zł; warunkiem wypłaty jest regularne przysyłanie przez studenta raportów z pobytu na wymianie.
- Skarbnik klubu goszczącego jest zobowiązany do przyjęcia od każdego IS i zarządzania funduszem awaryjnym (emergency fund), który w Dystrykcie 2231 wynosi 500,- USD lub 500 Euro. Środki te mogą być wykorzystywane w nagłych przypadkach, zakup lekarstw, zapłata za wizytę lekarską, etc. Naturalni rodzice są zobowiązani do uzupełniania funduszu w miarę jego wykorzystania do kwoty 500,00 USD lub 500 Euro. Niewykorzystane środki są zwracane studentowi kończącemu pobyt w Polsce w przeddzień wyjazdu. Należy zadbać o potwierdzenie przyjęcia i zwrotu funduszu awaryjnego.
- Klub wypłaca kieszonkowe w wysokości 300,- złotych miesięcznie, z kwoty uprzednio wpłaconej przez rodziców uczniów wyjeżdżających (istnieje, oczywiście, możliwość fundowania stypendium przez klub, który weźmie ten koszt na siebie).
- Klub zapewnia uczniowi naukę w szkole, wg możliwości lokalnych i zainteresowań ucznia opisanych w jego Application Form.
- Uczeń musi mieć warunki do uczestnictwa w życiu goszczącego go klubu Rotary, brać obowiązkowo udział w imprezach organizowanych przez KWM, wydarzeniach lokalnych i życiu miejscowej społeczności.
- Klub wyznacza każdemu przyjeżdżającemu uczniowi opiekuna (counselor), który nie powinien opiekować się więcej niż dwoma studentami. Dodatkowo, dziewczynkami powinna opiekować się kobieta, a chłopcami – mężczyźna. Counselor nie musi być Rotarianinem, nie może być członkiem rodziny goszczącej, ale musi uzyskać rekomendację goszczącego klubu Rotary. Może to być np. szkolny nauczyciel, małżonek lub partner członka klubu etc.
- Klub może też przyjąć młodych ludzi z innych krajów, nawet wówczas, gdy nie wysyła młodzieży. Wiele klubów na całym świecie robi to dla samej chęci uczestniczenia w międzynarodowym życiu Rotary.
- Przed rozpoczęciem rekrutacji do programów wymiany klub musi złożyć pisemne ZOBOWIĄZANIE o bezwzględnym respektowaniu zasad, podpisane przez Prezydenta i Oficera Wymiany Młodzieży (YEO).
C. Obowiązki KLUBU ROTARY wobec ucznia wyjeżdżającego
Klub Rotary wysyłający studentów wymiany zobowiązuje się do:
- Delegowania klubowych oficerów wymiany (YEO} na dwa obowiązkowe szkolenia:
- zimowe, dla osób wyjeżdżających – outbound students (OS) i ich rodzin
- jesienne, podczas szkolenia orientacyjnego dla przyjeżdżających inbound students (IS);
- Przyjęcia na okres roku szkolnego ucznia z zagranicy na miejsce wysłanego przez siebie ucznia z Polski, według wskazania KWM.
- Przeprowadzenia przesłuchań otwartych dla wszystkich chętnych, którzy zarejestrowali się na stronie internetowej.Klub powinien zaakceptować kandydatów do wyjazdu według kolejności proponowanej przez zespół rekrutacyjny (z klubowym oficerem ds. wymiany młodzieżowej oraz innym członkiem klubu w składzie).
- Przeprowadzenia przez klub Rotary (oficer ds. wymiany oraz członek zarządu klubu lub inny członek klubu wyznaczony przez zarząd klubu) wizyt w domach rodzin goszczących w celu zapoznania się z sytuacją rodzinną i mieszkaniową oraz udzielenia informacji o zasadach goszczenia studenta wymiany.
- Dokładnej selekcji i kontroli wszystkich wolontariuszy związanych z programem wymiany, w tym bezwzględnego obowiązku przedstawienia przez nich sądowych zaświadczeń o niekaralności. Jakiekolwiek wątpliwości lub niejasna historia kandydata na wolontariusza bezwzględnie wykluczają go z udziału w programie;
- Dopilnowania, aby wszystkie osoby zaangażowane w program wymiany (oficerowie klubowi, opiekunowie, rodziny goszczące /wszystkie osoby dorosłe zamieszkujące w domu/ i wolontariusze) złożyły sądowe świadectwo niekaralności, a jego skan został przesłany do Komitetu Wymiany Młodzieży (KWM) na adres k.baj-pawluk@rotary.org.pl w terminie do 15 sierpnia 2025 r.
- Dołożenia starań celem zapewnienia bezpieczeństwa i komfortu pobytu IS w trakcie całego roku Klubowy oficer wymiany zobowiązany jest do złożenia dwóch wizyt w domu rodziny goszczącej (jednej zapowiedzianej i jednej niezapowiedzianej. Krótką, pisemną relację z wizyt należy przesłać do przewodniczącej KWM k.baj-pawluk@rotary.org.pl i wiceprzewodniczącej KWM magdalena.zmijewska@rotary.org.pl
- Sprawdzenia poprawności wypełnionej Aplikacji (AF), przesłania do sprawdzenie pod adres d.kraciuk@rotary.org.pl do dn 31 grudnia 2025 r.otraz do dokonania koniecznych poprawek
- Dopilnowania, aby każdy OS (outbound student) przesłał minimum 3 relacje z udziału w programie wymiany na adres: wymiana2025@rotary.org.pl
- Pierwsze sprawozdanie po pierwszym miesiącu pobytu na wymianie (koniec września 2025 r.), drugie po 4 miesiącach pobytu (początek stycznia 2026 r.) oraz trzecie na koniec programu wymiany (połowa maja 2026 r.). Dobrze, aby relacje były uzupełnione zdjęciami.
- Zaopatrzenia go w atrybuty Rotary (np. proporczyki, znaczki, informacje, materiały video dotyczące swojego miasta, kraju czy regionu).