Obowiązki klubu Rotary wobec ucznia przyjeżdżającego:
- Wysyłający klub Rotary ma obowiązek przyjęcia na okres roku szkolnego ucznia z zagranicy na miejsce wysłanego przez siebie ucznia z Polski, według wskazania KWM.
- Oficer klubowy YEP musi dopilnować, aby Guarantee Form studenta przyjeżdżającego do nas (inbound student) zostały jak najszybciej podpisane przez Klub niezwłocznie po otrzymaniu, a następnie odesłane pod właściwy adres (do Korespondenta Strefowego lub do biura KWM).
- Klub zapewnia zakwaterowanie i wyżywienie u 2 – 4 rodzin w czasie pobytu.
- Klub organizuje i finansuje naukę języka polskiego dla uczniów przyjeżdżających w przeciągu roku szkolnego (w okresie wrzesień – marzec). Inauguracyjny kurs języka polskiego organizuje KWM w trzeciej dekadzie sierpnia każdego roku dla wszystkich przyjeżdżających studentów.
- Klub wypłaca kieszonkowe w wysokości 200,- złotych miesięcznie, z kwoty uprzednio wpłaconej przez rodziców uczniów wyjeżdżających (istnieje, oczywiście, możliwość fundowania stypendium przez klub, który weźmie ten koszt na siebie). Kardynalną powinnością klubu jest dopilnowanie, aby student wymiany nabył umiejętność posługiwania się językiem polskim w stopniu komunikatywnym.
- Klub zapewnia uczniowi szkołę wg możliwości lokalnych i zainteresowań ucznia opisanych w Application Form.
- Uczeń musi mieć warunki do uczestnictwa w życiu goszczącego go klubu Rotary, brać obowiązkowo udział w imprezach organizowanych przez KWM, wydarzeniach lokalnych i życiu miejscowej społeczności.
- Klub wyznacza każdemu przyjeżdżającemu uczniowi opiekuna (counselor), który nie powinien opiekować się więcej niż trzema studentami. Dodatkowo, dziewczynami powinna opiekować się kobieta, a chłopcami – mężczyźni. Counselor nie musi być Rotarianinem, ale nie może być członkiem rodziny goszczącej.
- Ze względu na wyżej wymienione obciążenia organizacyjne na klubie przyjmującym (host Rotary Club) spoczywa ogromna odpowiedzialność.
W żadnym wypadku wymiana nie może być tylko sprawą rodziny wysyłającej swoje dziecko.
Te same obowiązki mają zagraniczne kluby Rotary, do których my wysyłamy nasze dzieci.
- Klub może też przyjąć młodych ludzi z innych krajów, nie wysyłając swoich dzieci. Wiele klubów na całym świecie robi to dla samej chęci uczestniczenia w międzynarodowym życiu Rotary. Stad też zdarza się czasami, że i nasza młodzież wyjeżdża, a my nie przyjmujemy nikogo w danym roku w zamian (tzw. „one way exchange”), ale zdarza się też, że to my gościmy tych, którzy gościną nie są nam w stanie się zrewanżować.